Potęga planowania. Jak zarządzać samym sobą w czasie? Skuteczne metody.

dlon z zegarkiem

W każdej książce o rozwoju znajdziemy informacje o tym, że warto planować. Czasami robi się to nudne. Czy wszyscy autorzy się uparli na planowanie? A może jeżeli oni planują i coś w życiu osiągnęli to znak, że warto z nich wziąć przykład i wprowadzić planowanie do swojego życia? O tym jak skutecznie planować i po co to w ogóle robić przeczytasz w moim dzisiejszym artykule.

Planowanie roku, miesiąca, dnia

Planowanie możemy podzielić na długoterminowe i krótkoterminowe. W długoterminowym będziemy planować, co chcemy robić za klika lat, co chcemy osiągnąć w ciągu roku, a w krótkoterminowym będziemy planować nasz miesiąc, tydzień i dzień.

Perspektywa planowania kilku lat. Tak, niektórym może wydać się wręcz niemożliwym zaplanowanie kilku kolejnych lat do przodu, bo nie wiedzą za pewne co będą robić jutro. Jednak planowanie kilku lat do przodu jest jak najbardziej realne i możliwe. Po prostu określamy, gdzie chcemy być za klika lat, co chcemy robić i planujemy to, a następnie konsekwentnie realizujemy. Może być tak, że nasze plany ulegną zmianie, ale zawsze mamy jakieś wytyczne odnośnie tego, co chcemy robić i do czego dążymy.

Jak sprawa wygląda z planowaniem roku? Ja co roku w okolicy Sylwestra/Nowego Roku siadam sobie z kilkoma kartkami i spisuję podsumowanie roku, a także plany na rok następny. Mój plan dzielę sobie na takie kategorie: relacje z innymi, zdrowie/sport, praca/biznes, nauka/rozwój, hobby. Następnie w podsumowaniu roku wypisuję co fajnego osiągnęłam w każdej z kategorii, co można by poprawić i zrobić lepiej w przyszłości, a następnie wypisuję, co chcę osiągnąć w poszczególnych kategoriach w roku nadchodzącym.

Naprawdę takie przygotowanie się do roku bardzo ułatwia pracę. Nawet jeżeli nie osiągnie się wszystkich założeń, to ma się wytyczne, takie jakby filary, które bardzo ułatwiają działanie, które wskazują kierunek. Poza tym mówi się, że cel zapisany uważa się za cel osiągnięty. Myślę, że jest w tym dużo prawdy.

Planowanie tygodnia. Niektórzy planują tydzień bardzo szczegółowo, co do minuty. Trzeba przyznać, ze takie podejście do sprawy bardzo poprawia produktywność. Czas jest wykorzystywany maksymalnie. Wszystko działa jak w szwajcarskim zegarku – w wielką precyzją i dokładnością.

Jak to wygląda u mnie? Muszę przyznać, że niestety nie doszłam jeszcze do perfekcji w tej dziedzinie. Planuję tydzień ogólnie. W moim terminarzu są wyznaczone terminy umówionych spotkań na dany tydzień. Mój plan tygodnia wygląda w ten sposób, że spisuję ogólną listę zadań do zrobienia w danym tygodniu i z dnia na dzień ją modyfikuję.

Planowanie dnia. Tutaj stosuję większą precyzję. Dzień wcześniej spisuję na kartce rzeczy, które mam do zrealizowania dnia następnego. Nadaję im priorytet – które są najważniejsze, a które mniej ważne i sukcesywnie wykreślam z listy zrealizowane punkty.

Po co planować?

Załóżmy, że mamy jakiś określony cel, który chcemy osiągnąć. Jeśli chcę napisać artykuł. Najpierw tworzę sobie jego plan. Myślę, o czym chcę napisać, jakie kwestie poruszyć żeby dać Wam jak najwięcej przydatnych informacji. Jeżeli pisałabym artykuł bez planu, mogłabym pominąć ważne sprawy, a sam artykuł nie miał by zwartej struktury tylko mógłby być chaotyczny.

Zatem plan będzie wytyczeniem dokładnej ścieżki do celu, która pokazuje w punktach, ze jeżeli spełnimy określone założenia to cel zostanie osiągnięty. Plan jest takim drogowskazem, uzewnętrznieniem postępów jakie robimy na drodze do celu. Pokazuje nam, że jeżeli nawet zboczymy z drogi i nie będziemy konsekwentnie trzymać się założonych wytycznych, to mamy do czego wrócić, by zadanie ukończyć. Jeżeli planu nie mamy, to błądzimy trochę po omacku. Jeżeli nie mamy planu, to zejdziemy z drogi do celu w przysłowiowe zarośla i nie będziemy potrafili z nich wyjść, bo nie będzie widać naszej wyznaczonej ścieżki.

Plan = lepsza wydajność

To prawda. Bez planu zdarza mi się zastanawiać, co powinnam zrobić i pojawia się wszechogarniająca pustka w głowie i zamiast zająć się pracą nad konkretnymi projektami, zdarza mi się po prostu tracić czas. Kiedy mam plan – wiem co mam do zrobienia, nie rozpraszam mojej uwagi na rzeczy, które są zbędne. Koncentruję się na mojej liście i wtedy lepiej wykorzystuję czas.

Kiedy zabraknie planu, w moje działania wkrada się chaos i brak produktywności. Gdy mam plan, wszystko idzie sprytnie i szybko. Jestem także w stanie zrobić kilka razy więcej niż wtedy, gdy nie mam planu.

Skuteczne metody zarządzania samym sobą w czasie

Praca w blokach czasu

Jedną z bardzo fajnych metod, która ułatwia mi pracę nad określonym zadaniem jest praca w blokach czasu. Gdy mam potężne zadanie i chce je wykonać jak najlepiej i jak najszybciej wyznaczam sobie na nie np. poniedziałek i wtorek. Jednak gdybym pracowała bez przerw, jednym ciągiem, moja praca byłaby nie efektywna. Dzielę wtedy ten dzień na bloki czasu. Od samego rana planuję sobie dzień, dzieląc go w następującym schemacie: 90 minut pracy – 15 minut przerwy – 90 minut pracy – 15 minut przerwy. Przerwa pozawala na zregenerowanie umysłu i rozruszanie się – jeżeli pracuję nad czymś siedząc przy biurku.

Dla mnie taki schemat podziału pracy jest najefektywniejszy. Jednak czasami wygląda nieco inaczej. Każdy z Was może mieć swój własny schemat, swoje własne bloki czasowe, które będą dla Was najlepsze.

Priorytety. Ustalenie ABCDE

Kiedy mam ustalone zadania na dany dzień nadaję im priorytety według metody, którą Brian Tracy opisał w swojej książce „Zjedz tę żabę”.Chodzi o to. że zgodnie z literami alfabetu nadajemy priorytet naszym zadaniom do wykonania. I tak – najważniejszemu zadaniu dajemy literkę A, kolejnym zadaniom, które są trochę mniej ważne nadajemy literkę B, kolejnym o jeszcze niższym priorytecie literkę C i tak dalej.

Wygląda to u mnie mniej więcej tak:

  • spotkać się z panią X = A3
  • spotkać się z panią Y = A2
  • napisać artykuł = A1
  • odpisać na maile = B1
  • zajrzeć na facebooka = C2
  • zrobić obiad = B2
  • poplotkować z przyjaciółką = C1
  • No dobrze, ale o co chodzi z tą numeracją przy literkach? Otóż może się zdarzyć, że w ciągu dnia mamy do wykonania kilka zadań o tej samej ważności, wtedy numerujemy je, według jakiej kolejności musimy czy też powinniśmy je wykonać. W moim przypadku na pierwszym miejscu A1 pojawiło się napisanie artykułu – z reguły tworzę je z samego rana, w związku z tym w pierwszej kolejności wezmę się za artykuł, mam w ciągu dnia umówione również dwa spotkania z panią X o godzinie 12, a z panią Y o 10 – w związku z tym priorytet A2 dostała pani Y, a pani X priorytet A3. Kolejnym ważnym zadaniem na mojej liście jest odpisać na maila czytelników i sympatyków – B1. Jednak mogę to zrobić na spokojnie, już kiedy napiszę artykuł i odbędą się moje spotkania z panią X i Y. Następnie po wykonanej pracy mogę najnormalniej w świecie zabrać się za ugotowanie obiadu B2. Kiedy wypełnię już wszystkie obowiązki zawodowe, a także domowe, mogę zająć się mniej przyziemnymi rzeczami. Z racji, że kontakt z żywym człowiekiem stawiam na pierwszym miejscu jako kolejną czynność wybiorę plotki z przyjaciółką C1, a na końcu sprawdzenie facebooka C2.

    Po takim (przykładowym) dniu czuję, że naprawdę maksymalnie wykorzystałam czas i zrobiłam co do mnie należy. Kiedy nie ma planu bardzo często wkrada się nieporządek i zamiast zająć się wykonywaniem zadań z priorytetem A, robimy rzeczy, które są w priorytecie C, kiedy cały nasz czas poświęcimy na priorytet C, to wtedy nie mamy go na to, by zrobić to, co jest naprawdę ważne i nie widzimy postępów naszej pracy. Dzieje się tak dlatego, że po prostu nie jesteśmy efektywni. Najważniejsze to skoncentrować się maksymalnie na najważniejszych rzeczach do zrobienia.

    Jak zjeść słonia?

    Kiedyś już wspomniałam o tym, że gdy mamy szczególnie duże zadanie do zrobienia – takiego przysłowiowego „słonia” – kolosa, to bardzo dużo czasu tracimy na zastanawianie się jak to zadanie zrobić. Przeraża nas jego wielkość i czujemy niemoc.

    Skutecznym sposobem na poradzenie sobie z tym problemem jest podzielenie go na mniejsze części. Przeraża Cię posprzątanie domu o powierzchni 200 m kwadratowych? Podziel go sobie na mniejsze partie – dzisiaj tylko dwa pomieszczenia; albo dzisiaj tylko dwa pokoje.

    Kluczowym elementem sukcesu przy „jedzeniu słonia” jest dobre zaplanowanie posiłku. Czyli zanim przystąpimy do pracy nad zadaniem, musimy koniecznie dobrze je zaplanować.
    Szatkujemy je na drobniejsze kawałki, żeby nie zadławić się naszym słoniem.

    Kiedy na przykład przygotowujemy się do przeprowadzenia wywiadu z kimś, musimy sobie zaplanować wszystko. Najpierw planujemy tematykę wywiadu, potem zastanawiamy się z jakimi osobami moglibyśmy porozmawiać na wybrany przez nas temat. Następnie układamy listę pytań, które zadamy, dzwonimy do osób, z którymi chcemy przeprowadzić wywiad i umawiamy się na spotkanie. Przygotowujemy odpowiedni sprzęt, coś do pisania, dyktafon, być może kamerę. Dopiero tak uzbrojeni udajemy się w wyznaczone miejsce spotkania i przeprowadzamy wywiad. Zanim jednak materiał zostanie opublikowany musimy go opracować. Jeżeli go nagrywamy, trzeba będzie przepisać treść. Jeżeli będziemy publikować nagranie w formie podcastu, to też należy je dopracować. Jeżeli będzie video relacja z wywiadu, trzeba zmontować video. To jednak jeszcze nie koniec. Zanim materiał ujrzy światło dzienne trzeba go oddać do autoryzacji, czyli dobrze by było żeby osoba, z którą przeprowadzaliśmy wywiad przejrzała go przed publikacją i naniosła ewentualne poprawki. No i dopiero po przejściu tych wszystkich etapów możemy opublikować nasz wywiad.

    Czyli tak jak widzicie samo zadanie: przeprowadzić wywiad może przerażać, ale jak sobie je podzielimy na części i zrobimy z nich mniejsze pod-zadania to od razu jest nam łatwiej je wykonać. Mało tego widzimy mierzalne postępy wykonania zadania, kiedy widzimy, że już połowa za nami albo, że 90% mamy zrobione, a to naprawdę bardzo motywuje do dalszej pracy.

    Presja czasu

    Kolejną metodą, która pomaga doskonale zarządzać samym sobą w czasie jest ustalenie sobie ram czasowych pracy i ścisłe ich przestrzeganie. Kiedy mam jakieś zadanie do wykonania, określam sobie, że na przykład będę je robić dzisiaj od godziny 9 do 11. Jest mi dużo łatwiej je wykonać, gdy wiem, że w moim telefonie jest ustawiony alarm, który zadzwoni o godzinie 11. Dzięki temu staram się pracować maksymalnie skoncentrowana, żeby zdążyć wykonać moją pracę przed dzwonkiem alarmu.

    4 thoughts on “Potęga planowania. Jak zarządzać samym sobą w czasie? Skuteczne metody.”

    1. Wow. Powinnam do swojej listy zadań dodać konkretne dni, bądź ramy czasowe, wtedy na pewno pójdzie sprawniej. Fajny wpis 🙂

    Dodaj komentarz